契約書の作り方(体裁、印紙、印鑑)

ここでは契約書の様式や体裁について共通して注意すべき点を

簡単に解説して行きます。

 

-目次-

@契約書のタイトル

A契約書の日付、有効期間

B契約書の前文

C契約書の署名・記名捺印(押印)

D契約書の住所

E契約書の名義人

F契約書の収入印紙

G契約書の割印と契印

H契約書の製本・契印のやり方

I契約書の訂正印と捨印

 

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@契約書のタイトル

■契約書のタイトル


契約書のタイトルは売買契約であれば「○○売買契約書」、委託契約

であれば「○○設計委託契約書」等、できるだけ契約内容に相応しい

ものをつけます。

 

尚、内容と異なったタイトルをつけても契約書の効力自体には影響は

ありませんので、そんなに神経質になる必要はないでしょう。

 

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A契約書の日付、有効期間

■契約書の日付、有効期間



まずはこの動画をご覧になってみてください。
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契約書の日付は契約はいつ成立したのかを確定するために必ず

必要になります。この日付を都合によって遡らせたり、遅らせたり

することは好ましいこととはいえません。

実際に署名者が署名・記名捺印した日付を書くべきです。

いつ契約が発効したかによってその発生する法律効果に大きな

影響を及ぼす場合もあります。 例えば契約発効日に本当に代表者が

代表権を持っていたかどうかなどその契約書自体の信頼性が疑われたり

するようなケースもありますので充分に注意が必要です。

 

但し、契約書の日付と異なる日付から契約書の効力を発生させたいとき

もあるでしょう。


例えば、秘密保持契約書の押印の日付は8月1日だったが、

実際の秘密情報の開示はすでに7月20日から始まっていたようなケースです。

 

このような場合は、

「本契約の有効期間は本契約の締結日に拘らず7月20日から1年間とし。。。。」

などと記載して、契約書の日付と契約書の有効期間のスタート時点をずらす

ことを、実務では良くやります。

 

繰り返しますが、上記の例で契約書の押印日付までも7月20日に遡ってしまう

ようなことは、トラブルの元になりますのでできるだけ避けた方が良いです。

 

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B契約書の前文

■契約書の前文


前文は、慣行によりだいたい形は決まっており「誰と誰とを当事者とする

か。」及び「何について定めるか。」について契約書を分かり易くするために

記載されることが多いようです。例えば、「甲と乙とは○○の売買につき次の

とおり合意した。」などと記載する場合です。

 

但し、会社名等の当事者の名前は正確に記載するよう注意が必要です。

 

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C契約書の署名・記名捺印(押印)

■契約書の署名・記名捺印(押印)


署名とは、自分で手書した氏名のことです。これに対して、記名とは署名

以外の手段で書かれたものを言い、その方法に制限はありません。

 

通常はゴム印やパソコンを使用して記載することが多いと思いますが、

極端な話、他人が手書で書いた氏名でも記名になります。記名捺印とは

記名した後に印鑑を押すことを言います。

色々な法律で「署名もしくは記名捺印を必要とする。」などと書類の必要

条件として要求しているのを見受けますが、これは、法律上、「署名」と

「記名捺印」は同等の効力が認められているということなのです。
  
上記のような話をすると「日本は外国じゃないんだから、署名(サイン)だけで

ハンコのない文書なんかクレジットカードの帳票以外みたことない。」と思う人

が多いと思いますが、まったくそのとおりです。

 

法律の建前上は「署名」だけで良いように規定されていますが、実際は外国

と違い、日本では捺印を重視する傾向があり、捺印のない文書はなんとなく

軽く見られます。署名をしても印鑑を押さなければ法律効果が生じないのでは?

と思っている人もいるくらいです。

そのため契約書に単に取引先の署名があるだけのような場合は、取引先に

「契約書を作ったことは作ったが、ハンコを押そうとした時点で結局契約する

のをやめにした」といった予期せぬ反論を許し、トラブルの元となってしまう可能

性もあります。

 

以上のようなことを考えますと、実務上、国内契約書作成の際には、必ず、

署名捺印または記名捺印が必要と考えておいたほうが間違いないでしょう。



なお、さらに細かい話をすれば、まず「個人の契約」のときは記名捺印ではなく

できれば署名捺印をもらった方がよいと言えるでしょう。 なぜなら、契約書の

真偽が争いになった場合に、署名をしていればその人の意思に基づいて契約

書が作成されたことが強く推定されるからです。但し、署名捺印をもらう場合には

必ず目の前で署名してもらいましょう。そうでないと、その署名が本人のものか

どうか簡単にはわからないからです。例えば、連帯保証人と保証契約を結ぶような

ケースにおいて後から「この署名は私のではない」などと言われて保証契約の成立

を否認され、わざわざ筆跡鑑定するような羽目になることもあるようです。

また「法人の契約」の場合でも完璧を記すのであれば会社が設立時に法務局に

届けている代表印(実印)を契約書に押印させ、印鑑証明書を提出させるのが

ベストと言えるでしょう。従って、会社の運命を左右するような重要な契約(例:

買収契約等)は、「実印+印鑑証明」を要求するような慎重さが欲しいところです。

 

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D契約書の住所

■契約書の住所


通常は本社の住所を書きます。商法54条でも「会社の住所は

その本店(本社) の所在地にあるものとする」となっています。

但し、支店・営業所などで支店長・営業所長名で契約締結する

場合は支店・営業所の所在地でも良いとされています。

 

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E契約書の名義人

■契約書の名義人


商取引における契約書の名義は、会社の契約であれば原則としてその会社を

代表する権限を持つ人(例えば代表取締役社長など)の名義とします。

 

しかし現実には、会社の規模が大きい場合などにはいちいち代表取締役の

印鑑を使うのも大変なので、その会社の内部規定により権限を委任された

支店長や部長などの名義で契約する場合も多いと思われます。

 

しかしながら取引先担当者が権限を超えて契約を結ぶこともありえるので

疑問がある場合は相手方に職務権限規程の写しや代表取締役が作成した

委任状などの提出を併せて要求しておくべきでしょう。

 

参考)代表資格及びその確認方法  
 法人の種類 代表資格   確認の方法
株式会社 代表取締役  法人登記簿、資格証明書等
有限会社

取締役

(代表取締役の定めがあるときは代表取締役)

合資会社

無限責任社員

(代表社員の定めがある場合は代表社員)

合名会社

業務執行社員

(代表社員の定めがある場合は代表社員)

社団法人

理事

財団法人 理事
学校法人 理事
医療法人 理事
社会福祉法人 理事
宗教法人 代表役員
中小企業協同組合 代表理事
消費生活共同組合 代表理事

 

参考2)表見代理の規定(民法第110条)
代理権のない者が本人に成り代わってした代理行為は無効です。

しかしながら無理からぬ事情があって、相手方が代理権のない者

を代理権があると誤信した場合は、本人は当該代理行為について

無効を主張できなくなり、責任を取らなければなりません。これを表見

代理といいます。

 

例えば、皆さんがAさんという人に過去において代理権を与えて契約締結等

を行わせていたような経緯があり、現在ではそのようなことはやめているの

にもかかわらず、Aさんが第3者のBさんと皆さんの代理人として契約締結等

を行ってしまったようなケースにおいては、もしBさんが過去の経緯をよく知って

おり、現在においても依然としてAさんが皆さんの代理人と信じて契約締結をして

しまったような場合においては皆さんは当該契約の無効を主張できなくなる可能性

があります。

 

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F契約書の収入印紙

■契約書の収入印紙

契約書などには、印紙税法に定められた印紙を貼らなければなりません。

印紙を貼ることにより印紙税を納税するわけです。

まずは動画をご覧ください。
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 
@収入印紙に関する簡単なクイズ



A相手方の収入印紙も負担する?



B収入印紙の消印方法は?

 

 

 

印紙を貼らなくても契約書自体の効力に影響はありませんが、「印紙税法

違反」として脱税とみなされるので注意が必要です。

また、収入印紙の再使用を防ぐために印紙と台紙にまたがって押印を

しなければなりません。これを「消印」といいます。消印をしていないこと

が発覚すると印紙税額の3倍の過怠税を取られます。

 

印紙の再使用を防ぐために押印するだけなので、必ずしも契約書の押印

に用いた印である必要はありません。印のないときは印紙と台紙両方に

かかるようボールペンなどで署名をするだけでもかまいません。 

 

また、商取引の慣習においては収入印紙の消印のために記名押印者全員

に記名押印に用いた印をもらうのが通常ですが、少なくとも印紙税法の観点

だけを考えればその必要はないということが言えます。なお、「印紙税納付計器」

により納付する(納付印を押す)場合は消印は不要です。

 

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G契約書の割印と契印

■契約書の割印と契印
 
【割印】
2つ以上の独立した文書について、それらの文書の同一性・関連性を

示すために2つの文書にまたがって押印することを「割印」といいます。

 

領収書を発行するとき、領収書とその控えにまたがって押印することが

ありますが、あれが割印です。同様に同じ契約書を2通作った場合に同時に

作成された同じ内容の契約書であることを示すために割印したり、基本となる

契約書とその細則を定めた覚書との間に割印することも行われます。

割印は必ずしも記名押印に使用したのと同一の印でなくてもかまいません。

 

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【契印】
割印と似ているものに「契印」があります。契印とは文書が2枚以上に

わたる場合、それが一体の文書であること、かつその順序で綴られて

いることを明確にし、落丁、差替、抜取などを防ぐため各ページにまた

がって押印することをいいます。この場合必ず記名押印に使用した印を

いて行います。

 

割印との違いを簡単にいうと、割印が独立した2つ以上の文書の間で行われる

のに対し、契印は通常同一文書内でそれが複数ページにわたる場合に、全て

一体の文書であることを示すために行われる、という位置付けの違いと言える

でしょう。

 

なお、通常の取引基本契約書などで良く見られるように全ページを帯(製本テープ等)

で糊付けするなどして容易にページが抜けないようにしてある場合(要するに袋とじ

してある場合)には、文書の一体性が明らかなので裏表紙と帯にまたがるように

そこの箇所だけ押印すれば良いのです。通常、2人以上署名者がいるときは

署名者全員で契印するのが普通ですが、そのうちの1人が代表して行うことも

あります。

 

よく皆様から頂くご質問で、

【各ページにまたがって印鑑を押すやり方】と
【袋とじにして、帯(製本テープ)と用紙にまたがって印鑑を押すやり方】とでは

どちらが、有効なの?というのがあります。

どちらも、「ページの差替を防ぐ」という目的を考えてみれば同じです。

よって・・・・

後は利便性だけで判断するのが良いみたいですよ。

ページ数が多い分厚い契約書では全ページにまたがるように契印する
のは大変ですよね?

遠藤の見たところ、8割以上の方々が袋とじで帯と用紙にまたがるように
契印するやり方を取られているようです。

 

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製本テープの貼り方についてはこちらの方のページ

でとても分かり易く写真入りで解説されてますのでご参考まで。

 

 

 

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契約書の製本・契印のやり方

意外と皆様からのお問合せの多い、契約書の製本・契印のやり方に
ついて、写真で解説しています。

詳細は下記画像をクリック!
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 

RIMG0804.jpg RIMG0812.jpg

 

 

 

 

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H契約書の訂正印と捨印


■契約書の訂正印と捨印

この記事の内容についてご説明する前に、絶対に皆様に知っておいて
頂きたいことがあります。それは、

訂正印と捨印はできるだけ使わない方が良い!

ということです。


訂正印で契約書を修正するのは本当に神経を使います。

間違いやすいですし、更には「これ改竄じゃないの?」と
第三者にあらぬ疑いの目で見られるので、良いことは
一つもありません!

契約書を間違えたら、原則は作り直すか、別途変更の覚書
を締結し、すでに押印済みの契約書原案はできるだけそのまま
にしておいた方が良いです。

それでも、訂正印や捨印で契約書の修正をしなくてはならない!
という方だけ、この先を読み進めていただけたらと思います。



「訂正印」とは重要な文書の字句を訂正する場合、たしかに訂正する権限
のある者(すなわち契約書等の署名・記名押印者)が訂正したことを明確
にするために押印するものです。

 

訂正の際、それが勝手に書きかえられたのではないということを示すために、
記名押印に使用したのと同じ印鑑を使用します。


訂正は訂正箇所に二本線を引いて行います。その際に元の文字が読めるよう
にしておくことが必要です。そして縦書きならば右横、横書きならばその上に正しい
文字を書き、欄外には「削除○字」「加入(または挿入)○字」 と記しておきます。

 

この場合、特に法律で決まっている訳ではないらしいですが、「、」、「,」及び「−」
などの記号は文字数にカウントする場合の方が多いようです。(カウントしなくても
大きな影響はありませんが、カウントした方が考え方がシンプルになるので無難
であろう、程度の話だそうです。by公証人役場ヒヤリング)

 

訂正印は欄外の加除箇所の記載のそばに押す場合と訂正箇所のそばに押す場合
とがあります。2人以上の記名押印者がいる場合はどちらか一方の当事者が勝手に
訂正したのではないことを示すために記名押印者全員の印を押す必要があります。


なお、実務上完璧を期すのであれば、下記のポイントを守っていると良いようです。

ポイント1:「○字加入」「○字削除」という書き方はしないこと
  ⇒例えば、「3字加入」とした場合は、「3字加入」と書き換えができてしまいます。

ポイント2:数字はできれば大字(壱、弐、参等)を使うのが望ましい
  ⇒例えば、「一、二」などは「
二、三」などと書き換えができてしまいます。

ポイント3:訂正印はできれば、欄外ではなく、訂正箇所に押す
  ⇒欄外に押した訂正印は、やりようによっては他の箇所の訂正もできて
   しまいます。


 

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↑ ↑ ↑ ↑ 
ポイント3にありますように、あまりお勧めしません!

 

「捨印」とは後日になって訂正箇所が見つかった場合にいちいち訂正印を押して

もらいに行く手間を省くためにあらかじめ欄外に訂正印をもらっておくものです。

しかし捨印をすると知らないうちに無断で文書内容を変更されてしまう恐れがある

ため、基本的には安易に捨印をするべきではなく、訂正のあった都度、訂正箇所

に訂正印を押すようにします。

 

image7214.gif

 

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