秘密保持の重要性

個人情報保護法や企業の秘密漏洩など、秘密情報に関する

世間の関心は高まるばかり。ここでは、秘密情報の考え方から

具体的な秘密情報保護のやり方に至るまで、ビジネスをやる上で

最低限度の基本的な知識をご紹介いたします。

 

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秘密保持をしなければならない理由

いきなりですが、なぜ秘密保持をしなければならないのでしょうか?

 

少し考えてみてください(^^)

 

2003年に個人情報の保護に関する法律(=個人情報保護法)が施行

されてから、やたらと「それは個人情報だろ!」「それは個人情報漏洩に

当たるからダメ!」とかいう話を耳にします。

 

では、個人情報でなければ、漏洩しても良いのでしょうか?

個人情報であればなんでも、秘密保持義務があるのでしょうか?

 

ここでは、冒頭の質問について簡単に整理してみましょう。

「なぜ秘密保持をしなければならないのか?」については大きく分けて

3つの答えがあると考えています。

 

@法律違反になるから

秘密保持義務について定めた法律は実はいくつもあるのですが、

代表的なものは下記の二つです。

 

■個人情報保護法

■不正競争防止法

 

大胆な言い方をしますと、個人的には個人情報保護法はあまり、今この

文をお読み頂いている方に直接関係することは少ないと思っています。

 

なぜなら、この法律にある秘密保持義務を負わされている者(=個人情報

取扱事業者)に該当しない者として「その取り扱う個人情報の量及び利用方法

からみて、個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして定める者(過去

6か月以内のいずれかの日においても取り扱った個人情報が5,000人

を超えたことがない事業者)」と定められているからです。

 

この文章を読んで頂いている方は中小企業や個人事業主の方々が多いと思い

ますのでなかなか、5,000人以上の個人情報を取り扱っている方は少ない

と思います。

 

次に、不正競争防止法ですが、こちらはほぼ全ての事業主が当てはまります。

他人の営業上の秘密を侵した者は、この法律に基づいて差し止め請求、損害

賠償請求、信用回復措置請求などの民事的請求を相手方からされるばかりで

なく、10年以下の懲役または1,000万円以下の罰金などの刑事罰もしっかり

とあります。ちなみに個人情報保護法にも同様の刑事罰がありますが、懲役は

6ケ月以下、罰金は30万円以下と軽くなっています。

 

いずれにしても、秘密漏洩をすると大変なことになる!と覚えておきましょう。

 

A自己の評判を落とし、取引してもらえなくなるから

昨今、パナソニックなどの大手企業は下請部品メーカーに対して秘密保持の

取組状況に関しての監査を行い、その成績に応じてランク分けを行っています。

そしてランクが下位の下請部品メーカーとはもう取引を行わない又は重要な設計

図面等の開示を行わなわいといいう施策を推進しているのです。

自社内の秘密情報が下請部品メーカーを通して外部に漏洩するのを防ぐために

当然の施策と言えますが、今後この流れは全ての大手企業に広まりそして下請企業

にも広まっていくことでしょう。

 

つまり、秘密保持ができていなければ、取引そのものを失うことになるのです。

 

法律違反で罰せらるとか言う以前の重大な死活問題ですよね(^^;)

でも逆に言うと、社内の秘密保持体制をきちんと整備しておけば取引相手として

仕事が優先してもらえる訳ですから、部品の品質や価格面で他社に遅れをとって

いる下請メーカーでもチャンスと言えるかもしれませんね。

 

B裁判で不利になるから

昨今の流れから言って秘密保持がきちんと社内で出来ていない企業は、ある程度

不誠実な企業だと思われても仕方がないでしょう。これは裁判において裁判官など

に与える心証でも同じことが言えます。以前、アメリカで訴えられた日本企業が

その公判中に秘密保持をきちんとやっていなかったことが明らかになって陪審の

心証を悪くし、損害賠償金額が一気に倍になってケースが実際にありました。

以上、3つの答えからも明らかなとおり、秘密保持をきちんと行うことはビジネスを

やる上で最も重要なことの一つであると経営者は肝に銘じる必要があると考えます。


 

Cライバルとの競争に負けないため


これはもう当り前のことですよね。


秘密情報があなたの会社の素晴らしい発明だった
としたらどうでしょう?

特許をとって権利を独占し、世の中に公開すると
いった選択肢もあるかもしれません。


ですが、ノウハウとして社内に留めておき秘密情報
として、保持するなら絶対に競合他社に漏れては
ならないのです。

そのために。。。

・取引先に秘密情報を開示するときは秘密保持契約
 を締結する。

・社員に対しては入社時や退社時は「秘密をもらしません!」
 という趣旨の誓約書を提出させる。

・たとえ社内においても特別なセキュリティーシステムの
 かかった部屋やサーバーに秘密情報を保管し、それに
 係る特定の社員しかアクセスできないようにする。


などの対策が必要になってきます。
ISO27001などの秘密保持に関する国際規格
もあります。


こうしてみると全社的な取り組みになってしまうので

経営者がどれだけ秘密保持を理解し前向きに

取り組んでいるか?というところを厳しく問われる

ことになっていくことでしょう。

 

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秘密情報にはどんなものがあるの?

秘密情報の具体例としては下記のようなものがあります。

 

   有形の物 無形の物 
 自分の物

・顧客名簿

・企画書

・営業計画書

・図面

・電子メール

・CADデータ

・電子ファイル

・口頭で開示した情報

・映像で開示した情報

他人からの

預かり物

 

・サンプル

・仕様書

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

そして先程ご紹介した、「不正競争防止方法」では秘密情報を下記

のように定義付けしています。重要なポイントになりますが、この定義

に当てはまらない情報はいくら社内で秘密情報としてその価値を

認めていても、法律上は秘密情報として認められず、いくら第三者

に漏洩されたところでこの法律によって保護されません。

 

@秘密として管理されている情報(秘密性)

例えば、書類の上に、「社外秘」とか「Confidential」というような表示

がされていることを言います。更に鍵がかかるロッカーなどに通常は

保管されていて、その管理者の許可を得ないと社内の人間であっても

見ることができない、というような管理体制下で管理されていることが

必要です。

 

A役に立つ、有用性があること(有用性)

いくら秘密に管理されていてもその情報に価値がなければ秘密情報とは

言えません。例えば200年前に動いていた人力車の設計図がトヨタ自動車

の社内で秘密として管理されていたとしても秘密情報とは言えない訳です。

 

B一般に知られてないこと(非公然性)

当然のことですが、いくら秘密に管理されており、有用性があったとしても

その情報がすでに社会一般に広まっているものであればそれは秘密情報

とは言えません。

 

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秘密情報の日常管理はどうすれば良いの?

上記のような法律のポイントを踏まえて、社内では日常的に

下記のような秘密情報の管理体制が重要になってきます。

 

■受領する秘密情報

 

@受領した秘密情報は厳格に管理

 (a)有体物について(書類、記録メディア等)

   ⇒鍵のかかるキャビネット/金庫などに保管する。

 (b)無体物について(電子データ等)

   ⇒アクセス制限がかかっているPCにデータを保存する。

A不要な秘密情報は受領しない

  秘密情報の量が増えれば増えるほど、管理のコストがかかり

  また、秘密漏洩のリスクも増します。不要な秘密情報はできる

  だけ受け取らず、事業に必要な物だけに限るようにしましょう。

 

■開示する秘密情報

 

@開示の際、秘密情報であることを明示する

 秘密情報が記載された資料や議事録には、「Confidential」、「社外秘」

 といった表示を付して相手に渡しましょう。

A口頭等により、開示した秘密情報は直ちに書面化する

   口頭、映像などにより開示された秘密情報は、媒体として残らないので、

 後で特定することが困難です。秘密情報が流出した後に相手方を責めても

 、「何の証拠があるんですか?」  と開き直られる可能性もあります。開示後、

  すぐに開示した秘密情報の内容を書面化し、相手方の署名/印鑑等をもら

  うようにしておきましょう。実務的には、開示した秘密情報の詳細を記載した

  相手方との会議議事録を直ちに作成し、署名/印鑑をもらうようにします。

  

   ■受領/開示する秘密情報

 

@秘密情報の受渡窓口を決める

  秘密情報の拡散防止のために、当事者双方の秘密情報の受渡窓口を

  決めておきましょう。このように、組織レベルではなく担当者レベルでの

   細かい秘密情報管理が望ましいです。

A秘密情報にアクセスできる者を決める

  秘密情報にアクセスできる者を定め、関係者以外の者が不用意に秘密

   情報に触れることのないように管理する。 情報漏洩は個人レベルで起き

   るものです。社内だからと言って決して安心はできません。同じ社内であって

   もその業務に関係のない担当者には秘密情報を見せないような仕組みが

   重要です。

 

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秘密保持管理に係るQ&A

Q.開示する秘密情報について法的な保護を受けるためには相手方と

  秘密保持契約を締結しておけば、万全でしょうか?

 

A.いいえ。

  万全ではありません。開示する秘密情報に「秘密」「Confidential」等

  の表示をし、また当該秘密情報をきちんと鍵のかかるキャビネット等で

  秘密管理している必要があります。

 

Q.紙媒体の秘密情報と異なり、電子データの秘密情報には「秘密」等の

  スタンプをおすことができないので、「秘密」等の表示について特に対応

  する必要はなしと考えて良いでしょうか?

 

A. いいえ

   対応する必要があります。 下記に対応例を参考までに表示します。

 

   (a)ワードファイルの例

   (b)Eメールの例

 

Q. 秘密情報は、それを使用する者が、各自で責任をもって保管・管理すれば

   十分でしょうか?

A. いいえ。

   重要書類や図面などの有形情報は秘密情報の管理者を定め、台帳等で

   その出し入れを組織的に管理しましょう。またCADデータなどの無形情報

   は、共用のサーバーなどでネットワーク管理者の許可やパスワードで組織

   的に管理しましょう。


Q.会社の入り口にさえ、セキュリティーシステムが備わっていれば後は全て

  社員なのだから、秘密情報の保管に注意はいらないと思うのですが?

A.いいえ

  同じ社員同士であっても、秘密情報の種類、重要性であっても見れる権限

  の在る者とそうでないものを厳密に分ける必要があります。人事情報や

  M&A情報、極秘研究開発情報などがその例です。

 

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