契約書や覚書は本当に必要？

契約書や覚書は本当に必要？

日本語は難しいですねー

この、「必要？」という言葉には色々な意味があると思います。

ここでは、少しだけ細かく場合分けして見て行くことにしましょう。

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契約書や覚書がないと無効か？有効か？

一部の例外を除き、契約成立に必要な法律上の要件は「当事者の合意」

だけです。

例えば私達が日常、八百屋さんで野菜や果物を買う場合に交わしている、

「これ買います。」 「毎度あり」といった口頭でのやりとりも立派な契約であって、

契約書や覚書という書面になっていなくても、この口約束が法的拘束力（効力）

を持ちます。つまり有効なので契約書や覚書は必要ありません。 

別の商売の例で言えば、ある小売店が「Ａ社のパソコン○○××を２０台お願

いします。」 と 代理店に電話をかけ、代理店が「ありがとうございます。明後日

の配送で手配します。」 と答えれば、これでＡ社のパソコン○○××２０台の

売買契約が成立したことになります。

つまり有効です。従って契約を成立させる（有効にさせる）ために多くの場合、

契約書や覚書は必要ではありません。定期建物賃貸借契約のような、契約書

によるものでないと無効になる一部のものを除いて、無効か有効か？という

意味においては、契約書や覚書は必要ではないのです。

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契約書や覚書があった方が安全か？役に立つか？後々助かるか？

 

契約書や覚書があった方が安全か？役に立つか？後々助かるか？という

意味においては契約書や覚書は絶対に絶対に絶対に〜必要です！

ではその場面について一つ一つ見て行きましょう。

 

①トラブル防止のために必要
口頭、電話、FAX、Eメールでの契約には、確かにその本人が契約の意思を示し

たかどうか第三者にはわからない、契約条項の内容が明確ではない、契約成立

の証拠が残らない、といった大きな欠点があります。そのために実際の商取引に

おいては、 契約書や覚書を取り交わすのが常識となっています。　中には簡単な

注文書のみで取引を行っている例も見かけますが、通常の注文書に記載されている

内容だけでは将来起こり得る様々なトラブルに対応するには不十分です。

 

また、契約書や覚書を取りかわすことにより相手方に（時には自社内に対しても）

契約内容をきちんと履行させるための心理的プレッシャーをかけ、契約違反を未然

に防止する効果が期待できるというメリットもあります。　一方、相手方と親しい間柄

である場合などは、契約書や覚書の取り交わしを要求するのは失礼ではないかという

考え方もありますが、これは日本人の悪い癖であり、ビジネスライクに契約書や覚書

を作っておくことにより当事者間の思い違い等によるトラブルを未然に防ぎ、結局は

親しい仲を守ることになると考えるべきでしょう。

 

②交渉を有利に進めるために必要

大手の会社と中小企業。その力の差は歴然としています。そしてその差があるゆえに

小さな中小企業が不平等な条件を押し付けられてしまうことも多いでしょう。そして

その場合、大手の会社は後でそんなことをした証拠を残すことを嫌うのです。だから

重要な取引のポイントについてはわざと不明確にしておいて、後で言った言わないの

トラブルになった時にはその力に物を言わせて、強引に押し切ってしまおうとするもの

です。従って、中小企業にとってきちんと契約交渉をしてその結果を書面化しておくこと

こそが後にトラブルになったときに、「契約書にはこう書いてありますよね？」と反論でき

る唯一の手段となるのです。

　　　　
③経理・税務的業務のために必要
契約書や覚書は経理部門が支払処理等を行う場合の重要な証拠書となります。

普段はなにごともなければ契約書を引っ張り出して参照するようなことはあまりあり

ませんが、会計監査やなにかの機会に疑義が生じた場合に契約書がきちんと揃って

いないと後々トラブルのもとになると考えられます。また、税務署の立ち入り検査等が

あったときには契約書や覚書が残っていなければ全くこちらの主張は聞き入れられる

ことはないでしょう。

 

④ビジネス戦略を整理するために必要

契約書や覚書は、当事者間で合意しておかないと、後でトラブルになるポイントの

集合体です。 そのポイントは、ビジネスを進めて行く上で重要な戦略ポイントで

あることが多いのです。

従って、契約書や覚書を作り、契約交渉戦略を練って行くことが、多くの場合、

ビジネス戦略を整理して、問題点や改善点の発見のきっかけになることが多いです。

私もクライアントの方々と契約書や覚書のポイントについて議論していると、「これっ

てどう考えても法律家が考えるような内容ではないでしょー」と思うようなビジネス

戦略の議論になってしまうようなことが多々あります。

⑤民事裁判で戦うために必要
実際の民事裁判においての勝ち負けは、被告および原告がいかに確実な証拠を

提示できるかが最大の決め手になります。証人や録音テープなども証拠となり得

ますが、人の記憶を頼りにした証言は証拠として見た場合に不確実な面があるの

は否めないようです。またEメールなども確かにその本人が送信したかどうかに

ついて証明するのは難しいでしょう。

その点、本人の署名、記名・捺印のある契約書や覚書は高い証拠価値が認められ

ており、正確で詳細な契約書や覚書を作っておけば後日、裁判等になったときに

有利に訴訟を進めることができます。

 

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