上記のような法律のポイントを踏まえて、社内では日常的に

下記のような秘密情報の管理体制が重要になってきます。

 

■受領する秘密情報

①受領した秘密情報は厳格に管理

 (a)有体物について（書類、記録メディア等）

 　　⇒鍵のかかるキャビネット／金庫などに保管する。

 (b)無体物について（電子データ等）

　　 ⇒アクセス制限がかかっているPCにデータを保存する。

②不要な秘密情報は受領しない

　　秘密情報の量が増えれば増えるほど、管理のコストがかかり

　　また、秘密漏洩のリスクも増します。不要な秘密情報はできる

　　だけ受け取らず、事業に必要な物だけに限るようにしましょう。

 

■開示する秘密情報

①開示の際、秘密情報であることを明示する

　秘密情報が記載された資料や議事録には、「Confidential」、「社外秘」

　といった表示を付して相手に渡しましょう。

②口頭等により、開示した秘密情報は直ちに書面化する

   口頭、映像などにより開示された秘密情報は、媒体として残らないので、

　後で特定することが困難です。秘密情報が流出した後に相手方を責めても

　、「何の証拠があるんですか？」  と開き直られる可能性もあります。開示後、

　　すぐに開示した秘密情報の内容を書面化し、相手方の署名／印鑑等をもら

　　うようにしておきましょう。実務的には、開示した秘密情報の詳細を記載した

　　相手方との会議議事録を直ちに作成し、署名／印鑑をもらうようにします。

   ■受領／開示する秘密情報

①秘密情報の受渡窓口を決める

　 秘密情報の拡散防止のために、当事者双方の秘密情報の受渡窓口を

　 決めておきましょう。このように、組織レベルではなく担当者レベルでの

   細かい秘密情報管理が望ましいです。

②秘密情報にアクセスできる者を決める

　 秘密情報にアクセスできる者を定め、関係者以外の者が不用意に秘密

   情報に触れることのないように管理する。 情報漏洩は個人レベルで起き

   るものです。社内だからと言って決して安心はできません。同じ社内であって

   もその業務に関係のない担当者には秘密情報を見せないような仕組みが

   重要です。